Sebenarnya mencetak sertipikat adalah hal yang sangat mudah hanya saja kita dituntut untuk extra hati hati, mengapa? Perlu di ingat dalam suatu sertipikat itu terdiri dari 5 lembar yang dimana kelima lembar itu saling terkait, kelima lembar itu adalah 1 lembar surat ukur untuk lampiran sertipikat, 1 lembar lagi surat ukur untuk arsip kantah, dimana perbedaan dari 2 lembar tersebut pada tanda tangan pada halaman terakhir, tiga lembar yang lain adalah buku tanah, sertipikat sebagai kutipan dari buku tanah dan yang satunya lagi adalah sampul untuk sertipikat. Selain itu yang perlu diperhatikan adalah nomor daftar isian, NIB, Nomor Hak, jenis hak, kode propinsi, kode kabupaten atau kota, kode desa atau kelurahan, Nomor Surat Ukur, asal hak, dasar pendaftaran, letak tanah, luas, tanggal tanggal yang telah ditentukan serta nama pemegang hak dan tanggal lahir yang harus sama dikelima lembar tersebut, dan yang paling penting adalah nomor seri dari kelima lembar itu harus sama, dengan kata lain apabila salah satu lembar saja salah cetak maka harus ganti blangko dengan nomor seri baru.Mungkin anda juga pernah mencetak sertipikat sebelumnya, bukan menjadi sebuah masalah apabila sertipikat yang anda cetak relatif sedikit, itu bisa kita cetak secara manual (mengetik nomor daftar isian, NIB, Nomor Hak, jenis hak, kode propinsi, dan seterusnya). Tetapi yang akan menjadi permasalahan disini adalah bagaimana kalau kita mencetak sertipikat dalam jumlah yang banyak secara manual? Yang pasti akan menghabiskan boros waktu, pikiran, capek dan yang pasti resiko kesalahan semakin banyak, kalaupun ada cara yang lebih cepat dan efisien mengapa kita tidak gunakan. Sedikit flash back ke masa lalu, saya bisa mengatakan demikian, karena saya sudah pernah melakukan sebelumnya, sampai saat ini saya total sudah mencetak surat ukur sebanyak lembar dan sertipikat sebanyak lembar, dan sehari saya dapat mencetak lembar sertipikat lengkap, anda tertarik? Teruslah baca jangan sampai lewatkan satu hurufpun.
Langsung saja kepada pokok permasalahanya, dalam hal ini saya mengunakan pada Microsoft Office Word . Mail merge berguna untuk menampilkan data dari Data Source yang telah dibuat di Ms Excel dan di Ms Word akan di muat data tersebut secara perpage (Halaman). Pertama tama adalah menyiapkan data yang bersifat variatif dalam bentuk daftar di MS Excel secara vertical (satu row di Excel = 1 halaman di word), dalam hal ini daftar yang dimaksud berisikan data variatif (selalu berubah ubah) antara lain:
1. Nama Pemegang Hak
2. Nomor Hak
3. Nomor Surat Ukur
4. Nomor DI 208
5. NIB
6. Tanggal Lahir
7. Luas dan terbilang
8. Kotak
9. Lembar
10. Keadaan tanah
11. Hal lain lain, bila perlu ( Untuk asal tanah, contoh buku letter C no. 9164 persil 4A)
12. Letak tanah
Mungkin tak akan jadi masalah untuk nomor surat ukur, nomor hak dan nomor DI 208 karena data tersebut adalah data yang berurut. Akan tetapi untuk data yang lain? Apakah kita juga akan mengetik secara manual? Hehehe…. Perlu saya garis bawahi dalam mencetak surat ukur terdapat luas bidang tanah baik itu nominal dan terbilang, contoh 251 m2 (Dua ratus lima puluh satu meter persegi) apakah anda juga berminat mengetik terbilang dari banyak nominal luas yang ada? Memang sudah banyak master seperti itu yang beredar, kalaupun anda belum punya silahkan cari di kotak search pada blog ini Master nominal ke terbilang. Dan setelah itu apabila anda sudah membuat daftar tersebut, langkah selanjutnya adalah bikin lay out cetaknya.
Kalaupun anda malas untuk buat lay outnya Download Lay Out Cetak Sertipikat disini. Setelah anda memiliki lay outnya langkah selanjutnya adalah proses pencetakan, dalam pencetakan ini saya sarankan untuk mendahulukan pencetakan gambar di surat ukur terlebih dahulu. Untuk mencetak gambar pada surat ukur sebaiknya anda memakai program BPN yang sudah lama beredar di pasaran yaitu Ajd. Surveyor atau Fas4us karena memakai program ini akan mempermudah dan mempercepat pekerjaan anda, kalaupun anda belum mengerti cara pemakainya dan sangat ingin mengerti pemakaiannya cari aja “Ajd. Surveyor”. Setelah pencetakan gambar pada surat ukur selesai, silahkan sobat mulai untuk mencetak halaman depannya dengan membuka lay out cetak surat ukur yang sobat buat ataupun download dengan harapan sobat mempunyai Microsoft Office 2007 di computer sobat, kalaupun belum ada saya persilahkan menginstal dulu atau Download Microsoft Office 2007 disini, karena saya membahas hal ini pada Ms 2007. Selanjutnya silahkan sobat klik Mailings di toolbar atas, klik Start Mail Merge, pilih Step by step Mail Merger Wizard maka di sebelah kanan akan muncul Mail Merge, pilih Letters pada Select document type, klik Next: Starting document. Setelah itu pilih Use the current document pada Select starting document kemudian klik Next: Select recipients, klik Use an axisting list pilih browse maka akan muncul Select Data Source pilih daftar yang anda buat di Excel tadi klik Open selanjutnya akan muncul Select Table pilih sheet tempat anda menyimpan daftar anda klik OK, setelah itu akan muncul Mail Merge Recipients klik OK, selanjutnya klik Next: Write your letter. Klik Next : Preview your letters klik Next : Complete the merge lalu klik Close. Setelah itu anda coba sisipkan salah satu data untuk mengecek apakah mail merge sudah dapat di gunakan. Klik Mailings pada toolbar terus klik Insert Merge Field pilih salah satu data contoh NIB, pada Preview Results coba ganti angka tersebut atau klik tanda segitiga biru, apakah secara otomatis NIB akan berubah? Dan apakah sesuai antara nomor Preview Results dan NIB dengan daftar di Excel anda secara menurun? Kalaupun sudah sama lengkapi data yang lainnya. Apabila data field sudah masuk dan sesuai dengan yang anda harapkan langkah selanjutnya adalah pencetakan. Pencetakan melalui toolbar Mailings dan pilih Finish & Merge, kemudian klik Print Document setelah itu akan muncul Merge to Printer isi halaman berapa yang akan anda print setelah itu atur setting printer. Saya harapkan jangan mencoba langsung pada blangko sertipikat. Cobalah dulu pada kertas kosong, dan pastikan letaknya tepat agar tidak menimpa huruf yang tersedia, begitu juga langkah yang dilakukan dalam pencetakan sertipikat ataupun surat ukur, keuntunganya adalah anda bisa saja menumpuk blangko tersebut dan mencetaknya sekaligus tanpa anda tunggu proses cetaknya, tapi awas hati hati banyak kejadian printer sering menarik 2 atau lebih kertas, tunggu aja dulu sampai anda yakin printer anda berkualitas bagus. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.
